jueves, 21 de marzo de 2013

MARCO JURIDICO DE LA CONTABILIDAD




MARCO JURIDICO DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA

Para comprender la contabilidad  y llevarla en debida forma, es preciso conocer el marco jurídico que la regula.

El marco jurídico de la contabilidad en Colombia está conformado por la ley 145 de 1960, en los artículos que aun siguen vigentes. Por la ley 43 de 1990,  por el decreto 2649 de 1993 y por el código de comercio.

Quizás la norma más importante es el decreto 2649 de 1993, por cuanto es esta la norma que regula los principios que debe observar la contabilidad. La contabilidad para que tenga validez como prueba y para que cumpla con sus objetivos, debe ajustarse a lo dispuesto por el decreto 2649 de 1993.

La ley 43 de 1990 reglamenta la profesión de Contador público, profesional en el que recae la responsabilidad de llevar la contabilidad en debida forma, esto es que debe asegurarse que la contabilidad cumpla con todas las normas que la reglamentan.

El código de comercio es quien reglamente la obligación de llevar contabilidad. Es quien establece cuales personas naturales o jurídicas deben llevar contabilidad.

El código de comercio en su título I, capítulo IV, se encarga de los libros de comercio entre los que se encuentran los libros de contabilidad, los requisitos de la contabilidad y otros aspectos relacionados.

Las anteriores normas son las principales puesto que existe una infinidad de decretos, circulares y resoluciones emitidas por las diferentes entidades estatales que de una u otra forma intervienen, regulan y vigilan la contabilidad, en especial la superintendencia de sociedades y aunque parezca un poco extraño, hasta la Dian ejerce un gran afecto a la hora de llevar la contabilidad.

La entidad encargada oficialmente de opinar y conceptuar sobre temas contables, es la Junta Central de Contadores por medio del Instituto Técnico de la Contaduría.


IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje de los negocios” por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.

La contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la organización.

Las actividades de clasificación, registro y resumen son de carácter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del proceso, permitiéndole dedicar más tiempo a labores de mayor importancia, como el análisis e interpretación de la información.

El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar información financiera de la organización a personas naturales y entidades jurídicas interesadas en sus resultados operacionales y en su situación económica. Los administradores de la empresa, los accionistas el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados son personas e instituciones que constantemente requieren información financiera de la organización para sus respectivos análisis.

La contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como una contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; los mismos requieren de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u oportuna.

Los accionistas o propietarios de la empresa requiere de información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiando a la administración.

Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de información contable de la empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr así, acuerdos con sus patronos. El gobierno también hace uso de la información suministrada por contabilidad.

Cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa información financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo.

La complejidad y gran número de transacciones comerciales han presentado la necesidad de registrar todas las operaciones comerciales.

Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vida económica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza.

La importancia se basa en unos propósitos principales como:

  • Para el uso en la planeación y control de las operaciones normales de la empresa.
  • Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulación de las políticas.
  • Rendir informes externos a la empresa.

LA CONTABILIDAD COMO CIENCIA

La Contabilidad puede definirse como una ciencia instrumental que se ocupa de sistematizar y generalizar los métodos contables, al tiempo que investiga la consecución de otro nuevos.

Es una ciencia instrumental porque el objeto de su estudio consiste en instrumentos o métodos. La ciencia de la contabilidad se dirige a la construcción de un cuerpo metodológico, que proporcione una herramienta de análisis a otras ciencias, particularmente la economía de la empresa.

Debido a esto último, hay una clara subordinación de la contabilidad respecto a la economía, y también en gran medida al derecho.

Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio de la empresa, su vida entera en suma, están minuciosamente relacionados por el ordenamiento jurídico.
Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamente prefijadas por ley que concede importancia probatoria e impone requisitos formales a la manera de llevar la teneduría de libros.

1.4.1 La Macro Contabilidad.

Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes macroeconómicas es decir, a la determinación en cifras de la situación económica de un país, también denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad Nacional presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconómicas tales como la producción y el ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas magnitudes con otras.

La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida básica del desempeño de la economía de la producción de bienes y servicios, y también pone de manifiesto las relaciones existentes entre las 3 variables macroeconómicas fundamentales

La relación que existe entre las 3 variables desempeña un papel importante en la determinación de los niveles de ingreso y producción en la economía. A pesar de la sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable complejidad para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones se derivan, en gran medida, por el efecto que producen los impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en relación con el PNB, y por el efecto del Comercio Exterior.

1.4.2 La Micro Contabilidad.

Se define como la Contabilidad aplicada a unidades económicas individuales, bien sean personas físicas o sociales, también denominada Contabilidad de Empresa.

La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles tales como: compras, ventas y comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata de determinar magnitudes económicas con un notable grado de abstracción, que requieren una cuidadosa definición previa.

La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como los resultados obtenidos en un determinado periodo de tiempo.

La Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y dedica lo mejor de sus esfuerzos a la determinación de los flujos económicos financieros.

1.4.3 Contabilidad Financiera: General o Externa.

Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa se relaciona con el mundo exterior (compras, ventas, financiación). Su principal cometido es la elaboración de Balances y Cuentas de Resultado, para ello desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y cada una de las actividades de la empresa que constituyen hechos contables.

Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de los procedimientos empleados para planificar y controlar los procesos de producción.

Analiza los procesos de producción desde el punto de vista cuantitativo, de costes y rendimientos y proporciona a los directivos de la empresa una información fundamental, a fin de establecer decisiones de política empresarial en lo que se refiere a la programación y el control de la actividad productiva.

2.1 QUE ES CONTABILIDAD

Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

2.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

  • Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.

  • Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.

  • Llevar un control de todos los ingresos y egresos.

  • Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.

  • Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.

  • Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.

2.3 CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN

Mas conocido como el Principio de causación que significa que los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

2.4 PARTIDA DOBLE

El Método de la partida doble, es un principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo, según el cual si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras por igual valor.

Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales. Se fundamenta en el siguiente hecho:

  • Cuando una persona vende, hay otra que compra.
  • Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.
  • No puede existir deudor sin acreedor.
  • No puede existir acreedor sin deudor.

Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas.
Esto quiere decir que toda transacción comercial implica: entrega de mercancías o servicios y entrega de efectivo o aceptación de la deuda.
El principio universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.

2.5 VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE

Permite el control matemático de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida simultáneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condición de exactitud que sus respectivas sumas coincidan entre sí.

Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o por pagar por ejemplo, sino también todos los elementos abstractos que contribuyen a establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general.

2.6 ASIENTOS CONTABLES

Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean más de dos  cuentas.

2.6.1 Comprobantes de Contabilidad.

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

2.6.2 Contenido del comprobante.

  • Fecha
  • Origen
  • Descripción
  • Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que corresponda.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.

2.7 ECUACIÓN PATRIMONIAL

La Ecuación patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente económico puede expresar su ecuación patrimonial, la que se conservará a través de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo.

2.7.1 Descripción de la Ecuación patrimonial.

Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio,

Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual.

2.8 CONCEPTO DE CUENTA

Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa.

Cuenta es el registro de valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros.
Cuenta es un término usado en contabilidad para designar derechos, bienes, obligaciones y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que permiten la interpretación de las operaciones de un ente económico.


2.8.1 Partes de una cuenta.

  • Título o nombre.
  • Fecha.
  • Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está registrando.
  • Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y constituyen un aumento (débito).
  • Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan y constituyen una disminución (crédito).
  • Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser: Saldo deudor: cuando los débitos son mayores que los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos.

2.8.2 Clasificación de las cuentas.

2.8.2.1 Cuentas Reales o de Balance.

Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.

Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero en bancos o en caja, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.

Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.

Características de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

  • Estar bajo el control de la Empresa.

  • Generar un derecho de reclamación.

Pasivo. Es la cuenta que representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

Es la representación financiera de las obligaciones presentes del ente económico, derivadas de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios de otros entes.

Características de los pasivos.

  • La obligación tiene que haberse causado.
  • Existe una deuda con un beneficiario cierto.
  • Representa para la empresa una obligación presente.
  • Una obligación es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera.
  • Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de un compromiso contractual, o de un requerimiento estatutario.

Las obligaciones surgen también de prácticas normales de negocios, del deseo y la costumbre de mantener buenas relaciones de negocios, o de actuar de una manera equitativa.

Una obligación normalmente surge sólo cuando un activo es entregado, o la empresa acuerda irrevocablemente la adquisición de un activo.

La liquidación de una obligación de una obligación presente usualmente implica el que la empresa entregue recursos que conlleve beneficios económicos con objeto de satisfacer los reclamos de la otra parte interesada.

Patrimonio. Es la cuenta que representa los aportes del dueño o de los dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Matemáticamente, se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.

Características del patrimonio. Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los propietarios de la empresa.

  • Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.
  • Representa los recursos invertidos por los dueños de la empresa
  • Es igual al activo total menos el pasivo total.
  • El derecho de los dueños de la empresa es un derecho residual porque los derechos de los acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal.
  • Aportes efectuados por el propietario
  • Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.
  • La disminución del patrimonio en una empresa se origina de dos manera
  • Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueños de la empresa.
  • Pérdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa.

2.8.2.2 Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias.

Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable.

2.8.2.3 Cuenta de Orden.

Son los dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.

2.8.2.4 Cuentas de Orden Contingentes.

Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

2.8.2.5 Cuentas de Orden Fiduciarias.

Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.

2.8.2.6 Cuentas de Orden Fiscales.

Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse.

2.8.2.7 Cuentas de Orden de Control.

Las que se utilizan por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél, se usan también para ejercer control interno.

2.9 INGRESO

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad.

2.10 GASTO

Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos necesarios para el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables.

2.11 COSTO DE VENTAS

Es el que representa la adquisición de los artículos destinados para la venta.

2.12 CUENTAS POR COBRAR

Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la empresa sobre los clientes por mercancías vendidas a crédito. También se conoce como deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las siguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales mas las ventas a crédito del periodo menos los cobros efectuados durante el mismo periodo.

2.13 BALANCE GENERAL

El Balance general, es el informe básico que muestra la situación financiera de un ente económico, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación financiera.

2.14 ESTADO DE RESULTADO

El Estado de resultados, es el informe básico que muestra el resultado neto de las operaciones de un ente económico, durante el periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos, gastos y corrección monetaria.

2.15 REGISTRO

Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la información.

2.16 ESENCIA SOBRE LA FORMA

La esencia sobre la forma económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observación de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente económico.

2.17 PRUDENCIA

En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y con referencia da los gastos deben contabilizase no solo los realizados, sino también aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se determine en el periodo actual o en periodos anteriores.

2.18 INVERSIONES

Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así como en la adquisición de títulos valores, destinados al cumplimiento de las políticas sociales, económicas y financieras del estado.

2.19 PERIODO CONTABLE

El Periodo contable, corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales de ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable va del 1 de enero al 31 de diciembre.

2.20 CUENTAS POR PAGAR

Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante. Obligación que la empresa contrae a corto plazo con terceros, en especial con los proveedores.

2.21 DEPRECIACIÓN

Pérdida del valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier institución, o empresa, al prestar la función que le es propia. Resulta de dividir el costo original del elemento o bien por su vida útil. Aunque no es una erogación real de efectivo, la legislación tributaria permite tratar esta partida como un gasto, disminuyendo las utilidades y convirtiendo así en un crédito tributario.

2.22 EMPRESA

Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.

2.23 ENTE ECONOMICO

En la empresa, esto es la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.


Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.

2.25 PERSONA JURIDICA

La Persona jurídica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecución de una o más actividades mercantiles y adquieren personería jurídica cuando se constituyen por Escritura Pública.

2.26 ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

2.27 SOCIEDADES COMERCIALES

Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que incluya una o más actividades consideradas por la ley como mercantiles, con el fin último de generar utilidades y repartirlas entre socios. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica diferente de los socios.


“Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantil o Actos mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 Código de Comercio).

Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el funcionamiento del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislación.

2.29 CICLO CONTABLE

Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros.

2.29.1 Partes del ciclo contable.

Consta de las siguientes partes:

Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del diseño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares.

Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.

El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y,

Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:

  1. Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
  2. Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros: balance general y estado de ganancias y pérdidas.
  3. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.

El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.

2.31 LIBROS DE CONTABILIDAD

Las características básicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en principio, a una fecha de registro, una descripción del registro y unas columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus características enunciadas anteriormente.

2.31.1 Registro de los libros de comercio.

El registro de los Libros de comercio se hará en la siguiente forma:
En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario.

En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).

Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por cada clase de libros.

2.31.2 Forma de llevar los Libros de contabilidad.

Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

  1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
  2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
  3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
  4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
  5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.

2.31.3 Actos prohibidos en los Libros de comercio.

En los libros de comercio se prohibe:

1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.

3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.


USUARIOS DE LA INFORMACION

Tenemos claro la importancia de la contabilidad, ahora, ¿importante para quién? Pues para los usuarios de esta, así que procederemos a enunciar los usuarios más importantes de la información contable.

Entre los muchos usuarios que puede tener la información contable, los más importantes podrían ser los siguientes:

Directivos de la empresa. Sin duda el usuario más importante de la información contable es el directivo, el administrador de la empresa, pues es este quien toma las decisiones, y éstas deben estar tomadas con base a la información ofrecida por la contabilidad. El gerente, jefe de departamento, etc., deben conocer muy bien su empresa o departamento, y esto se logra con la información que le suministra la contabilidad.

Asesores de la empresa. Los asesores de la empresa, internos o externos, como asesores jurídicos, tributarios, comerciales, de mercadeo, en finanzas, entre otros, requieren de la información contable para poder emitir un concepto con bases sólidas.

Socios. Los socios de la empresa son unos usuarios de la información contable muy importantes, y como todo socio espera obtener buena rentabilidad de su inversión, estos usuarios están muy pendientes del comportamiento financiero y operativo de su empresa, información que naturalmente es suministrada por la contabilidad.

Inversionistas. Para el caso de las empresas que cotizan en bolsa, los posibles inversionistas son usuarios constantes de la información contable, puesto que con base a ella se puede anticipar de alguna forma el comportamiento futuro de la empresa, lo que le servirá de base para decidir comprar o vender sus acciones.

Proveedores. Los proveedores son usuarios de la información contable muy interesados por conocer la estabilidad financiera de la empresa y su capacidad de pago. Ningún proveedor realizará inversiones cuantiosas en una empresa en la que no pueden determinar la seguridad de su inversión, y esto sólo es posible con la información suministrada por la contabilidad.

Entidades financieras. Al igual que los proveedores, las entidades financieras están muy interesadas en conocer la realidad financiera de la empresa, y de hecho, lo primero que solicita un banco es precisamente los estados financieros.

Entidades de control estatales. Las entidades estatales de control, y muy especialmente las que administran los impuestos, son usuarias muy asiduas y exigentes de la información contable, tanto que tienen la facultad de incidir sobre la formar como se debe generar esa información, puesto que buscan garantizar que esa información satisfaga sus necesidades.

Empleados. Eventualmente los empleados pueden ser usuarios de la información contable, en la medida en que algunos se pueden interesar por las obligaciones que tienen con la empresa, o las obligaciones que la empresa tiene con ellos, y en las empresas donde a los empleados se les entregan acciones como una prima de productividad, con mayor razón están interesados en la información contable.

Como podemos ver, la información contable es de interés para muchas personas, razón suficiente para tratar de que esta sea lo más completa y útil posible.

 

 


CUALIDADES DE LA INFORMACION

 

Para que la contabilidad pueda cumplir con sus objetivos, para que sea fuente confiable de la información que ha de servir como base para tomar decisiones, esta debe cumplir con unos requisitos y contar con ciertas cualidades.

Según el artículo 4 del decreto 2649 de 1993, el cual señala los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, la contabilidad debe tener las siguientes cualidades:

“Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.


La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes”.

Según el decreto 2649, todo se resume a que la contabilidad debe ser comprensible, útil y comparable.

De allí la importancia que la empresa o el comerciante diseñe un sistema de contabilidad que le permita a esta desarrollar a plenitud sus cualidades.

Hoy en día, como están diseñados los software contables garantizan en buena parte el desarrollo de las cualidades que debe tener la contabilidad, pero para ello, se requiere de unas políticas contables sanas y encaminadas a que precisamente la contabilidad pueda contar con las herramientas necesarias para el cumplimiento de sus objetivos.

Quizás una de las cualidades más inobservadas de la contabilidad, es la utilidad. En nuestro medio es costumbre que la contabilidad lleve un atraso de un mes o hasta mas. En esas condiciones la contabilidad es muy poco útil, pues nunca aportará al empresario la información que requiere para que pueda tomar decisiones.

En muchas empresas, la contabilidad solo resulta útil para cumplir con las obligaciones tributarias, pero no para servir como soporte en la toma de decisiones, puesto que siempre llega tarde, y además de ello, no se interpreta ni analiza. Al empresario se le entrega unos balances que si bien pueden estar elaborados correctamente, de nada le servirán si no se le explica que representan.

Es posible que para los encargados de la contabilidad, esta sea comprensible, pero no así para el personal administrativo. A este hay que explicarle que significan, que representan todos esos números, de lo contrario les será completamente inútil al no comprender su significado.

En la medida en que el contador garantice que su contabilidad cumpla con las cualidades que le son propias, el valor agregado que se le pueda aportar al cliente será mucho mayor, y mayor será la satisfacción de este, y solo así, seguramente algún día el empresario deje de ver en la contabilidad un gasto más que solo sirve para cumplir con exigencias legales.

 

 


PRINCIPIO DE CAUSACION VS REALIZACION

Uno de los fundamentos de la contabilidad son los principios de causación y realización, lo cuales debemos comprender y diferenciar para poder entender con claridad el proceso contable.

Para algunas personas, en especial estudiantes, el diferenciar y comprender estos dos principios les representan cierta dificultad.

Los principios de contabilidad nos dicen que un hecho económico se causa una vez haya sido realizado. De aquí se desprende que un hecho económico sólo se puede causar si antes se ha realizado, es decir, que no se pueden causar hechos económicos no realizados. Se concluye entonces, que primero debe existir la realización, y luego la causación.

Veamos que causar. Causar es contabilizar. Es reconocer y registrar en la contabilidad la ocurrencia de un hecho económico. Cuando se hace una compra o una venta, se procede a llevar a la contabilidad. Se debe tener en cuenta que lo que se causa es la ocurrencia de un echo económico, más no necesariamente el pago o recibo de dinero. Por lo que una venta, así no se haya recibido el dinero, se contabiliza como una venta. Es un ingreso.

Veamos que es realizar. Un hecho económico se realiza cuando nace un derecho o una obligación. Cuando se consolida la obligación o el derecho. Por ejemplo, una promesa de compra no es una compra realizada, es sólo una promesa. La compra se entiende realizada una vez se ha facturado, es allí cuando nace el derecho de cobrar la factura por parte del vendedor, y la obligación del comprador de pagarla. Recordemos que el código de comercio asimila la factura a una letra de cambio, es decir, a un título valor el cual puede ser recuperado mediante acción judicial.

El principio de causación, tiene como base la realización de un hecho económico, y un hecho económico se realiza cuando nace una obligación o un derecho. Para que un hecho económico se considere realizado, basta con que el derecho o la obligación surja, más no que se hagan efectivos. Esto quiere decir, que por ejemplo, en el caso de hacer una compra, para considerarla como tal, no es necesario recibir el pago. En este hecho, al momento de facturar nace el derecho y la obligación de las partes, y por tal razón ya se considera realizado el hecho económico. Siendo así, no importa que la compra se haga a crédito. Así el dinero no se reciba, el hecho ya está realizado y se debe reconocer como tal, es decir, que se debe causar, contabilizar el respectivo ingreso.
Queda claro, pues, que primero debe suceder el hecho económico (Realizar) para poderlo contabilizar (Causar).

Recordemos que se debe entender como hecho económico cualquier operación que una empresa realice, ya sea externa o internamente (compras, ventas, créditos, aportes, distribución de dividendos, etc.)


Clasificación de la contabilidad

La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que vaya hacer utilizado. Es decir que se divide en dos grades sectores que son Privada y Oficial.

1. Contabilidad Privada:
Es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones económicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico.
La contabilidad privada según la actividad se puede dividir en:

Contabilidad comercial
Es aquella que se dedica a la compra y venta de mercadería y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles.

Contabilidad de costos
Es aquella que tiene aplicación en el sector industrial, de servicios y de extracción mineral registra de manera técnica los procedimientos y operaciones que determinan el costo de los productos terminados.

Contabilidad bancaria
Es aquella que tiene relación con la prestación de servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depósitos o retiros de dinero que realizan los clientes. Ya sea de cuentas corrientes o ahorros, también registran los créditos, giros tanto al interior o exterior, así como otros servicios bancarios.

Contabilidad de cooperativas:
Son aquellas que buscan satisfacer las necesidades de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Producción, Distribución, Ahorro, Crédito, Vivienda, Transporte, Salud y la Educación.
Así se encarga de controlar cada una de estas actividades y que le permite analizar e interpretar el comportamiento y desarrollo de las cooperativas.

Contabilidad hotelera
Se relaciona con el campo Turístico por lo que registra y controla todas las operaciones de estos establecimientos.

Contabilidad de servicios
Son todas aquellas que presentan servicio como transporte, salud, educación, profesionales, etc.

2. Contabilidad Oficial.
Registra, clasifica, controla, analiza e interpreta todas las operaciones de las entidades de derecho público y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica y financiera.

 


Relación de la contabilidad con otras disciplinas

Con el derecho positivo
"Código de Comercio": regula las relaciones mercantiles entre comerciantes y no comerciantes.
"Código Civil": este código norma la propiedad y su usufructo, los contratos y otras relaciones entre personas naturales o
jurídicas.
"Legislación Laboral": reglamenta los deberes y derechos de las partes, derivados del contrato de trabajo.
"Legislación Fiscal: determina las contribuciones, gravámenes y desgravámenes, sobre los beneficios o utilidades.


Con la economía, las relaciones son tan estrechas, que no se puede suponer la una sin la otra: Se complementan. La economía estudia la riqueza de un país o de una organización cualquiera, y la contabilidad la registra y da cuenta de ella.*


Con la estadística, podemos afirmar que la contabilidad se vale de los métodos estadísticos de investigación, para alcanzar mejor sus objetivos; y que, a su vez, la estadística se nutre de los datos que aporta la contabilidad.


Con la ingeniería, determina y controla los costos. Ayuda a evaluar la factibilidad financiera de los proyectos.

 

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